Документооборот учебного центра: от заявки до реестра

Задача

Учебный центр обязан не просто научить, а правильно оформить: договор с организацией, документы на каждого слушателя, протокол проверки знаний, удостоверение и — обязательная выгрузка сведений в государственные реестры.

Пока центр маленький, это делается вручную: шаблоны в Word, данные копируются из письма в договор, потом из договора в реестр, потом ещё раз — в систему дистанционного обучения. На каждом переносе теряется время и появляются ошибки, а ошибка в реестре — это проблема с проверкой.

Что сделано

Центральной сущностью стала сделка. Всё оформление собрано вокруг одной карточки: кто заказчик (организация), кто слушатели, кто агент, кому отправлять документы, какие программы обучения. Данные вводятся один раз.

Собран мастер по шагам. Пошаговое оформление: выбрать заказчика, выбрать слушателей, выбрать курс, проверить сводку. На каждом шаге видно, чего не хватает — недостающие поля подсвечиваются, а не всплывают ошибкой в конце.

Сделаны шаблоны документов с редактором. Договоры, приложения, удостоверения формируются из шаблонов с подстановкой данных сделки. Шаблон правится в интерфейсе — без разработчика.

Система связана с Moodle. Слушатель заводится в системе дистанционного обучения и зачисляется на курс прямо из карточки сделки: не нужно вручную создавать аккаунты и рассылать доступы.

Автоматизирована государственная отчётность. Протоколы проверки знаний, выгрузка сведений в ФИС ФРДО и отчётность в формате Минтруда собираются из тех же данных, что уже введены. Это самая нелюбимая часть работы центра — и она перестала быть ручной.

Формы сделаны человеческими. Маски для телефонов и документов, проверка обязательных полей, загрузка и обрезка изображений, понятные уведомления об успехе и ошибке.

Написана документация. Описание архитектуры, переменных окружения и инструкция по развёртыванию — чтобы систему мог поддерживать кто угодно, а не только автор.

Результат

Оформление обучения перестало быть ручной пересборкой одних и тех же данных в разных документах. Сделка проходит путь «заявка → участники → договор → зачисление → протокол → реестр» в одной системе.

Рядом с системой работает ИИ-ассистент: он подбирает программу в чате, а оформление и отчётность дальше идут здесь — одним контуром, без ручного переноса данных.

Что дальше

Электронная подпись документов и личный кабинет организации-заказчика со статусами по каждому слушателю.